Information sur les déplacements, l’hébergement, les obligations familiales, les allocations, l’utilisation de vos renseignements personnels et les appareils électroniques nécessaires dans le cadre du Congrès :

TRANSPORT

Vous devez faire en sorte d’arriver à l’hôtel Sheraton Center, à Toronto, dans la soirée du samedi 19 août 2023.
Nous signalons aux délégué·e·s voyageant par avion qu’ils doivent s’adresser à l’agence WE Voyages pour toutes les réservations de billets d’avion. Le numéro d’appel sans frais de cette agence à Ottawa est le 1-888-676-7747 et le 1-800-663-4703 à Vancouver.
Nous avons communiqué votre nom à l’agence et lui avons donné des directives pour qu’elle organise votre voyage de façon à vous faire arriver à Toronto le samedi 19 août 2023 et à vous en faire repartir après 18 h, le vendredi 25 août 2023. Si vous risquez de ne pas arriver à la maison avant 22 h ce soir-là, vous pouvez choisir de rester à l’hôtel pour la nuit et de partir samedi matin.
Si, pour une raison quelconque, ces arrangements devaient être modifiés, vous devez demander une approbation préalable au bureau du SEN. Veuillez communiquer avec Suzanne Boucher à Suzanne.boucher@une-sen.org ou au 613-560-4359 pour coordonner vos besoins en matière de voyage.
Les membres délégués qui ne voyagent pas par avion doivent conserver tous les reçus pour le transport, comme les taxis, les autobus, le stationnement, etc. pour avoir droit à un remboursement.
**Les délégué·e·s de la GRT qui utilisent leur propre voiture se verront rembourser le prix du kilométrage et du stationnement à l’hôtel.

HÉBERGEMENT

Nous ferons les réservations en fonction d’une arrivée à l’hôtel Sheraton Center, à Toronto, le soir du 19 août 2023 et d’un départ en soirée le 25 août 2023.

OBLIGATIONS FAMILIALES

Le Syndicat des employées et employés nationaux remboursera les dépenses liées aux obligations familiales en vue d’encourager la pleine participation aux activités du syndicat des membres qui, en raison de leurs obligations familiales, pourraient être dans l’impossibilité d’y prendre part. Au moment d’envoyer votre demande de remboursement des dépenses, veuillez fournir un reçu signé par la personne qui assure la prestation du service. Le reçu doit clairement indiquer les heures et les dates du service. Vous trouverez plus de renseignements sur les formulaires relatifs aux soins familiaux.
En outre, un service de garde d’enfants sera offert sur place durant les activités du Congrès. Veuillez dire si vous avez besoin de ce service quand vous vous inscrirez en ligne ou quand vous enverrez le formulaire relatif aux soins familiaux ci-joint. Les inscriptions de dernière minute ne seront peut-être pas acceptées.

ALLOCATIONS

On remboursera aux délégué·e·s leurs frais de déplacement, conformément aux dispositions de la politique habituelle du SEN. En ce qui a trait à l’hébergement, les chambres des délégué·e·s seront payées d’avance par l’Élément (chambre et taxes seulement). Les dépenses accessoires sont à la charge des délégué·e·s
Durant l’inscription, vous recevrez un formulaire de demande de remboursement des dépenses à remplir pour toutes les dépenses et les pertes de salaire. Veuillez soumettre votre demande de remboursement au bureau du Congrès du SEN, à l’hôtel, ou envoyer la demande par la poste au bureau du SEN à Ottawa, après le Congrès.

UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

À titre de délégué·e, vous avez le droit et la responsabilité de prendre des décisions éclairées à l’égard des questions qui vous seront présentées, y compris l’élection de vos représentant·e·s du SEN. Par ailleurs, les membres qui cherchent à se faire élire au sein du SEN (candidat·e·s) ont le droit et la responsabilité de communiquer avec les délégué·e·s du Congrès.
Par conséquent, lorsqu’ils en font la demande, les candidat·e·s sont autorisé·e·s à recevoir vos renseignements personnels du SEN. Les renseignements personnels comprennent votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique. Vos renseignements personnels seront communiqués uniquement en fonction du besoin de savoir. Par conséquent, les candidat·e·s peuvent seulement obtenir les renseignements personnels de membres qui sont autorisés à voter pour le poste qu’ils ou elles cherchent à obtenir (p. ex. candidat·e·s qui briguent un poste au sein de l’Exécutif national ou qui se présentent à la vice-présidence régionale dans votre région uniquement). Les candidat·e·s peuvent seulement utiliser ces renseignements pour communiquer avec vous au sujet de leur candidature. Elles et ils doivent protéger vos renseignements personnels conformément aux politiques en matière de confidentialité du SEN (se reporter à la Po litique CE 1).

APPAREILS ÉLECTRONIQUES

Tous les documents du Congrès seront accessibles et mis à jour électroniquement sur le site Internet du SEN. Vous devez donc avoir votre ordinateur portable ou votre tablette avec vous pour suivre le programme du Congrès et débattre des résolutions. Si vous avez besoin qu’on vous fournisse un appareil électronique, communiquez avec nous dès que possible. Les membres qui veulent obtenir une version papier des documents du Congrès pour des raisons médicales peuvent en faire la demande.

Si vous avez d’autres questions, veuillez communiquer avec Suzanne Boucher au 613-560-4359 ou par courriel à events@une-sen.org.